受注管理システムとは、顧客から受けた注文を集め、内容確認、在庫の確保、出荷指示、発送連絡などを管理するシステムです。OMSとも呼ばれます。ECの店舗や注文が増え、転記や管理画面の確認に時間がかかる場合に、日常業務を見直すための選択肢となります。
選ぶ際は、機能の数だけでなく、自社の注文をどこまで処理できるかを確認することが大切です。本記事では、受注管理システムの役割と主な機能、導入を考えるタイミング、比較の進め方を説明します。通常の注文に加え、取消、住所変更、返品などの処理を確認し、導入後も使い続けられる運営体制を整えましょう。
ECの受注業務を整理したい方は、FORCE-Rへご相談ください。
| 確認したいポイント | 結論 | 詳細 |
| 受注管理システムとは？ | 注文情報を集め出荷まで管理 | OMSとも呼ばれ、注文確認・在庫確保・出荷指示・顧客連絡などを支援します。 |
| 導入を考える目安は？ | 転記・確認漏れ・担当者への集中 | 店舗数や月商だけで決めず、処理時間、例外件数、不在時の対応を確認します。 |
| 候補を比較するポイントは？ | 連携・総費用・操作・サポート | 必要な処理の対応範囲を確認し、自社の通常注文と変更・取消などを試します。 |
Contents
受注管理システムは注文から出荷までの情報を管理する
受注管理システムは、注文に関する情報を集約し、次に必要な処理へつなぐ仕組みです。OMSはOrder Management Systemの略です。複数のモールや自社ECから注文を集める製品もあれば、販売管理などの機能と一緒に提供される製品もあります。
MicrosoftのOMSの説明でも、注文、在庫、出荷に関する情報の追跡や、業務の自動化が役割として示されています。ただし、OMSという名称に共通する一つの機能範囲があるわけではありません。製品ごとに、対象の業務と連携先を確認する必要があります。
注文を一覧で見ることと処理を終えることを分ける
受注管理では、注文を把握する段階と、出荷に必要な確認を終える段階を区別します。一覧に注文が表示されても、決済、住所、在庫、配送指定などの確認が残っている場合があります。
例えば、支払いの確認が必要な注文と、すぐに出荷できる注文を同じように扱うと、担当者が一件ずつ詳細を開く必要があります。処理の状態を整理できれば、先に進める注文と、確認が必要な注文を分けやすくなります。
発送後も、追跡番号の通知や取消・返品への対応が残る場合があります。「完了」という表示が何の完了を意味するかを確認し、顧客対応や返金まで済んだと一律に考えないことが大切です。
ECカート・WMS・販売管理との役割の違い
周辺システムとの違いは、顧客が注文する場所、注文情報を処理する場所、倉庫内の作業を管理する場所で考えます。ECカートは販売の受付、OMSは注文の整理、WMSは入庫や棚、ピッキング、検品など倉庫内の作業管理を担います。
販売管理やERPは、受注に加えて売上、請求、仕入など、より広い業務を扱う場合があります。一方、受注管理と倉庫管理を一体で提供する製品もあるため、名称だけで担当範囲を決めると、必要な機能が重複したり抜けたりするおそれがあります。
自社の構成を整理するときは、注文、在庫、出荷実績をどのシステムで確定するかを書き出します。データを送る順序だけでなく、誤りがあったときに直す場所も決めると、連携後の食い違いを減らしやすくなります。
BtoCとBtoBでは必要な受注処理が異なる
システムを検討する際は、一般消費者向けのECと、企業間の受注で必要な条件を分けます。モールの注文をまとめることと、取引先別の価格や請求を扱うことは、同じ要件ではありません。
BtoCでは、注文数の多さ、配送指定、ギフト、取消などが課題になりやすくなります。BtoBでは、取引先別の商品や単価、見積、承認、締め請求などが関わる場合があります。自社で必要な項目を挙げ、利用する製品で扱えるかを確認しましょう。
両方の販売を行う場合も、すべての手順を一つへ統一する必要はありません。共通に管理できる情報と、販売形態ごとに残す手順を整理すると、個別の条件を無理に省いた導入を避けられます。
主な機能は受注確認・在庫確保・出荷指示・顧客連絡
主な確認対象は、注文を受け取り、確認し、在庫を確保して出荷と連絡へ進める機能です。この流れに沿って自社の作業を並べると、どこを効率化したいかが分かります。すべての機能を同じ製品で扱うかは、現在の倉庫や販売管理の構成も踏まえて判断します。
注文の取込みと確認状態の管理
注文の取込みでは、必要な販売先から必要な項目が入るかを確認します。注文番号、商品、数量、金額、配送先に加え、備考やギフト指定など、後の作業に必要な情報が欠けないことが重要です。
自動で取り込める場合も、どの状態の注文が対象か、変更内容を更新できるか、失敗したときにどこで分かるかを確認します。APIと呼ばれるシステム同士の接続を使う方法や、CSVファイルを受け渡す方法など、連携の手段も異なります。
取込み後は、確認待ち、出荷待ち、保留などの状態を使って仕事を進めます。状態の名称を増やしすぎると担当者が迷うため、次に誰が何をするかが分かる形にします。画面の便利さと、現場での分かりやすさを合わせて見ましょう。
在庫引当と販売先への数量反映
在庫引当とは、受けた注文に必要な在庫を確保することです。倉庫にある数量だけを見て販売すると、すでに別の注文へ確保した分まで販売できるように見えるおそれがあります。
複数店舗で同じ商品を売る場合は、注文によって変わる数量を他の店舗へ反映する仕組みも必要です。ただし、自動連携があっても、更新までの遅れ、取込みの失敗、現物の不一致がなくなるとは限りません。例外を発見して修正できる運用を残します。
Shopifyを利用している企業は、FORCE-RのShopify在庫管理の解説も参考に、現在扱っている拠点と数量を整理できます。システムを導入する前に、販売可能、確保済み、検品中など、社内で使う数量の意味をそろえましょう。
出荷指示と出荷結果の受取り
出荷連携では、倉庫へ指示を送るだけでなく、出荷結果が戻るところまで確認します。送り状や作業データを出力できても、その後の追跡番号や処理状況を手作業で戻す必要があれば、その工程の負担は残ります。
自社出荷なら、送り状、ピッキング、検品などの作業と結び付けて試します。倉庫へ委託しているなら、締切、出荷停止、住所変更の連絡方法を確認します。受付可能な時刻を過ぎた変更がどう扱われるかも、業務の条件として重要です。
出荷データを送信した後の取消は、受注画面の変更だけでは間に合わない場合があります。相手側で停止したかを確かめる手順を設け、注文側と倉庫側で状態が違うときの確認担当を決めておきましょう。
顧客への連絡と問い合わせ履歴の確認
顧客対応では、注文の状態と、何を案内したかを一緒に確認できることが役立ちます。受注確認や発送連絡を自動化する場合も、送信条件と文面を確認し、必要なタイミングで案内できるようにします。
問い合わせが来た際は、注文番号から商品、出荷状況、過去の変更を追えると、別担当者でも対応を続けやすくなります。ただし、メールやチャットの履歴がどこまで取り込まれるかは製品によって異なるため、機能名から推測しないようにしましょう。
顧客情報を販促へ使う場合は、販売先の利用条件や案内できる範囲を確認します。購入者の情報を集約できることと、自由に別の販売先へ案内できることは同じではありません。運営上の連絡と販促を分けて設計します。
受注処理と運営体制を見直したい方は、FORCE-Rへお問い合わせください。
導入を考える目安は転記・確認漏れ・担当者への集中
導入を検討する目安は、同じ情報の転記、確認漏れ、特定の担当者にしかできない処理が増えていることです。月商や店舗数だけで一律の導入時期を決めず、仕事の量と複雑さを確認しましょう。注文が少なく、今の方法で無理なく運営できる場合は、手順の改善から始める方法もあります。
一日の仕事を工程と件数で記録する
現状を把握するには、何件の注文を、どの工程で、何分かけて処理しているかを記録します。単に「毎日忙しい」と伝えるより、候補製品で改善できる範囲を調べやすくなります。
注文確認、CSV加工、住所の修正、出荷データ送信、追跡番号の反映などを分けます。通常の作業時間と、間違いを直した時間も区別しましょう。作業時間の合計だけでなく、どの処理で待ち時間が生じているかも重要です。
セールや休日明けに注文が集中する場合は、平均だけを使わず、その日の処理も確認します。普段は間に合っていても、繁忙時に連絡や出荷が遅れるなら、その条件を導入の検討材料に含めます。
注文の増加より先に例外の増加を捉える
負担が増える原因は、受注件数だけでなく、一件あたりの確認内容が複雑になることにもあります。同じ百件でも、単品の通常注文ばかりの場合と、名入れ、複数配送、予約が多い場合では必要な仕事が変わります。
例外は、住所確認、欠品、決済待ち、取消、問い合わせなどの理由別に分けます。特に多いものから、入力の統一や商品説明の修正で減らせるかを確認しましょう。システムを導入しなくても、原因そのものを減らせる場合があります。
残った例外について、ルールで判定できる部分を自動化の候補にします。判断の根拠が曖昧なものをそのまま自動処理へ移すと、間違いがまとめて発生するおそれがあります。止めて確認する条件も設計することが大切です。
担当者不在でも処理できる状態を目指す
担当者への集中を見直すには、判断条件と現在の状態を他の人が追えるようにします。一人が処理を覚えていても、その人が休むと対応できない状態では、受注の増加に合わせた運営が難しくなります。
引き継ぎでは、未処理の注文とその理由、連絡待ちの相手、次に確認する日を残します。システム上の保留理由や作業メモで管理できるか、別の記録が必要かを確認しましょう。どこを見れば最新情報が分かるかを統一します。
導入後も、設定を理解する人が一人だけでは同じ課題が残ります。通常の担当者と設定を変更できる担当者を決め、必要な権限と手順を共有します。操作履歴や設定変更の記録も確認できると、原因を追いやすくなります。
選ぶ前に自社の業務条件と必要な連携を決める
候補の比較前には、必ずできる必要がある処理と、できれば効率化したい処理を分けます。要件が曖昧なまま機能表を読むと、多機能な製品ほどよく見えやすくなります。現在の販売先、商品、倉庫、担当体制から、必要な条件を具体化しましょう。
販売先と注文の種類を整理する
最初に整理するのは、どこから、どのような注文を受けているかです。ECモール、自社EC、電話、卸などの入口を挙げ、それぞれで取り込む項目と処理の違いを確認します。
SNSを活用している場合は、FORCE-Rのソーシャルコマースの種類と注意点の解説も参考になります。SNSで商品を紹介して自社サイトへ案内するだけなのか、SNSのサービス内で注文を受けるのかを分けると、連携すべき対象が明確になります。
実店舗もある場合は、O2OとOMOの違いの解説を参考に、来店促進と在庫・注文の共通管理を分けて計画できます。店舗受取や店頭からの発送まで行うなら、ECだけの受注より確認する業務が増えるため、その範囲も要件へ含めましょう。
商品と配送の特殊条件を最初に伝える
商品条件では、標準的な単品だけでなく、自社の処理が難しい商品を先に確認します。色やサイズ、セット、予約、定期、名入れなど、注文後の判断が異なるものを挙げましょう。
配送では、温度帯、配送業者、日時指定、別送などの条件を整理します。ある組合せを同梱できない場合や、商品の入荷を待つ場合にどう扱うかを確認します。通常品だけの説明を聞いて、特殊な条件も使えると判断しないことが大切です。
取引先や倉庫へ問い合わせる際は、実際の代表例を示すと説明しやすくなります。顧客の実情報をそのまま渡す必要はなく、商品構成と処理条件が分かる形に整理します。誰が何を確認して出荷可否を決めるかまで伝えましょう。
どのシステムで情報を確定するかを決める
連携の設計では、同じ情報を複数の場所で別々に直さないよう、更新元を決めます。商品、在庫、配送先、出荷状態など、それぞれについて、どの画面で確認し変更するかを整理します。
例えば、住所をOMSで直した後、販売先から古い情報が再び取り込まれると、修正前へ戻る可能性があります。実際にどう更新されるかは連携仕様によるため、変更の方向と優先順位を確認します。
データの正しさを照合する方法も必要です。注文番号や商品コードで対応づけ、取込件数、出荷件数、取消件数などが一致するかを見ます。単純に総数だけ合わせず、どの対象に差があるかを調べられる形にします。
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候補システムは連携・費用・操作・サポートで比較する
製品の比較では、必要な連携が使えるか、総費用が見合うか、担当者が運用できるかを確認します。導入実績や機能数は参考になりますが、自社の条件への対応を保証するものではありません。同じ業務例を各社へ示し、回答の条件をそろえましょう。
対応するサービス名だけで全機能を判断しない
連携先の確認では、受注取込み、在庫更新、商品登録、出荷結果を別々に確認します。モール名が対応一覧にあっても、すべての項目を自動で連携できるとは限りません。
アプリや別契約が必要な場合は、その費用と提供元も確認します。APIでつながるという説明でも、必要な項目が送れるか、更新の頻度や失敗時の処理が自社の業務に合うかは別の問題です。
将来の対応予定を現行の機能として扱わないことも大切です。開始日に必須の機能は、実際に使える状態かを確認します。未提供の場合に手作業で代替できるか、開始時期を変える必要があるかを整理して判断しましょう。
固定費・従量課金・移行費用を同じ期間で比べる
費用は、月額の本体料金だけでなく、運用を続けるために必要な総額で比較します。初期設定、データ移行、追加店舗、受注件数、アプリ、開発、保守など、製品ごとに課金の条件が異なります。
見積もりは通常月と繁忙月で作り、同じ期間の費用を比べます。従量課金なら、何を一件と数えるかを確認します。受注、出荷、伝票などの単位が違うと、同じ数量を入力しても比較の前提がそろいません。
自社で準備する作業時間も含めましょう。商品のコード整理、担当者の研修、切替時の確認に人手が必要です。初期費用が低い製品でも、これらの作業が不要とは限らないため、開始までに使える時間と合わせて判断します。
一元管理型と倉庫管理一体型の違いを確認する
候補の構成は、既存の倉庫システムを使うか、倉庫内の作業まで見直すかで比較します。受注管理を中心に外部へ接続する形と、OMS・WMSを一体で扱う形では、導入時に変わる範囲が異なります。
例えば、ネクストエンジンの公式機能案内では、受注・在庫・商品や倉庫との連携が示されています。LOGILESSの公式案内では、OMSとWMSを一体で扱う仕組みが紹介されています。これは役割を考えるための例で、どちらかがすべての企業に適するという意味ではありません。
すでに倉庫の作業が安定している場合と、現場の検品や出荷まで変えたい場合では、必要な構成が変わります。委託倉庫が対応できるか、現場の端末や作業方法も変わるかを確認し、契約先の数だけで効率を判断しないようにしましょう。
サポートは自社の担当者が必要な時に使えるかを見る
サポートの比較では、受付時間、連絡方法、設定相談と開発の範囲を確認します。問い合わせ窓口があることだけで、すべての作業を代行してもらえるとは考えないことが大切です。
初期設定の支援、操作の質問、連携不具合の調査、業務に合わせた開発を分けて確認します。自社に設定を担当できる人が少ない場合は、どの資料があり、どのように相談できるかも導入の判断材料になります。
外部の導入支援会社を利用する場合は、システム提供会社との役割も確認します。問い合わせが複数へ分かれるとき、誰が取りまとめるかを決めておくと、問題の調査と復旧を進めやすくなります。
導入テストは注文の変更と出荷の境界まで確認する
導入前のテストでは、通常注文だけでなく、変更や取消が入るタイミングを変えて確認します。取込み直後、出荷指示後、出荷後では必要な処理が異なります。すべてを一律に自動化するのではなく、実際の業務の分岐で検証しましょう。
正常な注文を最後の通知まで流す
基本のテストは、注文取込みから在庫確保、出荷、結果反映、顧客通知までを通して行います。それぞれの画面で、対象の注文番号と数量、配送条件が一致しているかを確認します。
チェックでは、期待する結果と実際の結果を分けて残します。「動いた」だけでなく、どの状態になり、どのデータが送られたかを記録しましょう。後で設定を変えた場合も、同じ条件で比較できます。
通知は管理画面だけでなく、テスト用の送信先で文面も確かめます。出荷前なのに発送済みと案内しないか、別システムから重複して届かないかを確認します。自動処理が正しくても、顧客へ伝わる内容が違えば修正が必要です。
取消・住所変更・分割出荷を試す
変更のテストでは、どの時点まで自動で反映でき、どこから個別連絡が必要かを確認します。取消を受けた後に在庫がどう戻るか、決済や返金は別の処理が必要かも整理しましょう。
住所変更は、注文画面と倉庫の指示が一致するかを確認します。出荷指示後は変更を送ったことだけで終えず、受け手側で反映されたことまで確かめます。止められない段階へ進んでいる場合の顧客への案内も用意します。
分割出荷では、注文一件に複数の出荷や追跡番号が対応する場合があります。どの商品を送ったか、残りが何かを追えることが重要です。標準の一伝票だけで試用を終えず、自社で起こる組合せを確認しましょう。
返品は返金・検品・在庫を別々に確認する
返品の処理は、商品が戻ること、返金すること、再販売できる在庫へ戻すことを分けます。到着した商品がそのまま販売できるとは限らず、返金が済んでも数量が正しくなっていない場合があります。
部分返品なら、どの商品を何個戻し、どの金額を調整するかを確認します。送料や値引きの扱いは販売条件に応じて異なるため、システムの計算結果だけで一律のルールを決めないようにしましょう。
記録には、受付、返送待ち、検品、返金、在庫調整などの対応状況を残します。各作業の担当が違う場合も、誰がどこまで終えたかを共有できれば、同じ顧客へ何度も説明を求める負担を減らせます。
連携停止と切替時の重複処理を想定する
切替の準備では、止まった場合の確認手順と、旧運用で処理済みの注文を区別する方法を決めます。通常時に便利な仕組みほど、停止した際の手動対応が分からないと業務が滞ります。
取込みが止まった場合に、どの販売先まで影響するかを確認します。手動で処理した注文は別に記録し、復旧後に同じ出荷指示がもう一度送られないかを照合します。未処理のデータをまとめて再送する前に、処理済みの範囲を把握しましょう。
切替日は、旧システムと新システムの担当範囲を明確にします。注文が入った日時だけでは、すでに出荷済みかどうかは分からない場合があります。対象番号と処理状態で確認し、必要に応じて公開する商品や処理範囲を絞って始めます。
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導入後は処理時間と顧客への影響を測る
導入後の評価では、削減した時間と、処理品質の変化を一緒に確認します。自動処理の割合だけを高めても、修正や顧客対応が増えていれば効果は十分ではありません。導入前に記録した作業と比べ、次に改善する場所を決めましょう。
時間短縮を件数と同じ条件で比較する
作業時間は、受注量と作業範囲をそろえて比較します。注文が少ない月と多い月の合計時間だけでは、システムによる改善を判断しにくくなります。一件あたりの時間と、例外の処理時間を分けると分かりやすくなります。
例えば、説明用の仮定として、月千件を一件三分で処理していたなら五十時間です。一件一分へ変われば約十六時間四十分になり、差は約三十三時間二十分です。実際の削減効果は、自社の作業を測って確認してください。
数字の定義をそろえる考え方は、FORCE-Rのユニークユーザーなどの指標の違いの解説も参考になります。アクセスの指標と受注の指標は別ですが、対象期間と対象データを確認して比較することは共通しています。
未処理の理由と修正作業を改善する
残る課題は、元データ、設定、連携仕様、個別判断のどこに原因があるかで分けます。すべてを人の注意不足として扱うと、同じ問題が繰り返されやすくなります。
商品コードの不一致なら登録方法を直し、備考欄の内容が読みにくいなら入力方法や確認手順を見直します。設定を変える場合は、対象と理由、実施日を残し、代表注文で再度結果を確かめます。
変更した設定が別の店舗や商品へ影響しないかも確認しましょう。運用が安定した後に販路を追加する場合は、以前の設定をコピーするだけで済ませず、新しい販売先の項目や条件に合わせて検証します。
購入体験の改善へつながったかを確認する
導入の成果は、顧客が必要な案内を受け、予定どおり商品を受け取れるかでも評価します。注文の見落としや発送連絡の遅れが減ったか、問い合わせに早く正確に答えられるようになったかを確認しましょう。
継続購入まで見直す場合は、FORCE-Rのリピート率と向上施策の解説も参考になります。受注管理システムだけで顧客が増えるわけではありませんが、商品や配送、問い合わせ対応を改善する時間を確保する手段として活用できます。
運営担当と販促担当が別の場合も、注文の増える予定と処理の余力を共有します。セールで受注が増えた際に、確認待ちや出荷遅延が増えないかを追いましょう。導入後の改善を続けることで、販売の拡大に対応できる体制を整えやすくなります。
まとめ
受注管理システムを選ぶ際は、注文から出荷・顧客対応までの流れを整理し、自社で減らしたい作業を明確にします。ECカートやWMSとの役割を分け、必要な連携、商品条件、総費用、担当者が使えるサポートを確認しましょう。
導入前は通常注文に加え、取消、住所変更、分割出荷、返品などを試します。運用開始後も、処理時間と品質を同じ条件で測り、残る例外を改善していくことが、継続して使える受注体制につながります。
EC運営の受注業務や改善施策は、FORCE-Rへお問い合わせください。システムの個別仕様や契約は提供元で確認し、運営支援の範囲は個別にご相談いただけます。
