受発注システムを導入したいと思っても、卸向けの注文サイト、仕入れ管理、ECの受注管理など、異なる目的のサービスが並び、選びにくいと感じることがあります。機能数や料金から比較する前に、自社が注文を受ける側なのか、仕入先へ発注する側なのかを整理すると、必要な仕組みが明確になります。
本記事では、受発注システムの役割と関連システムとの違いを解説し、機能、選び方、費用、導入の進め方を紹介します。取引先別の単価、発注単位、納期回答、返品など、実際の商取引で起こる処理も取り上げます。自社と取引先の双方が使える仕組みを選ぶためにお役立てください。
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| 確認したいポイント | 結論 | 詳細 |
| 受発注システムの役割は？ | 注文のやり取りと進捗を管理 | 受注側と発注側を分け、対象業務を明確にします。 |
| 選び方の比較軸は？ | 取引条件と連携を実注文で確認 | 価格・単位・納期・承認と取引先の操作を比較します。 |
| 導入を進める手順は？ | 小規模な試行から段階移行 | データ整備、重複防止、取引先への案内まで準備します。 |
Contents
受発注システムとは？受注側と発注側の役割
受発注システムとは、注文を出す側と受ける側の情報のやり取りを電子化し、処理や進捗を管理する仕組みです。対象は製品によって異なり、注文受付だけを扱うものも、納期回答や出荷、仕入れ、請求との連携まで含むものもあります。名称だけで業務範囲を判断しないことが重要です。
受注側では、電話やFAXで届く注文の転記、商品や単価の確認、在庫照会、出荷指示などが課題になります。発注側では、必要数量の確認、社内承認、仕入先への送信、納期の確認、入荷と発注の照合などが対象です。同じ会社が販売と仕入れの両方を行う場合も、役割を分けて考えます。
受注管理システムとの違い
受注管理システムは主に受け付けた注文の処理を担い、受発注システムは注文をやり取りする取引関係まで含めて検討します。ただし、製品名の使い方は統一されていません。ECの複数店舗から注文を集約する機能と、法人取引先から発注してもらう画面は、同じ機能とは限りません。
例えば、一般消費者からの注文を倉庫へ送ることが目的なら、EC向けの受注管理が中心になります。一方で、卸先ごとの取引価格を表示し、定番商品を繰り返し注文してもらいたい場合は、取引先向けの発注画面が重要です。自社が減らしたい作業から、比較対象を絞りましょう。
社内で要望を集める際も、製品名を先に挙げるより、現在の作業を具体的に聞きます。「受発注を自動化したい」という要望を、FAXの入力を減らす、納期回答の電話を減らす、仕入先への注文を集約する、といった作業へ分けます。目的が違う部門の要望を一つに混ぜず、誰の何分を減らすかを記録しましょう。
販売管理・在庫管理・ERPとの違い
受発注システムは、販売管理や在庫管理のすべてを置き換えるとは限りません。販売管理は売上や請求、入金などを扱い、在庫管理は数量や保管場所、入出庫などを扱います。ERPは会計や購買を含めて経営情報を広く管理するため、受発注と連携して使うケースも考えられます。
導入時には、商品、取引先、価格、在庫、売上の情報を、どのシステムで正式に管理するか決めます。両方の画面で自由に価格を書き換えられる状態では、不一致が起きたときに正しい値が分かりません。情報の管理元と、変更を反映する先を明確にすることが基本です。
Web発注とEDIの違い
Web発注は取引先が画面を操作する方法で、EDIは企業間で取引データを電子的に交換する仕組みです。既存のシステムから注文データを送る取引先と、スマートフォンで品番と数量を入力したい取引先では、利用しやすい入口が異なります。自社だけで方式を決めないようにします。
通信できることと、相手が期待する内容で処理できることも別です。同じ数量でも、個、箱、ケースの単位が異なれば、誤った手配につながります。接続方法を決める際は、商品番号、取引先番号、単位、注文の識別方法など、データの意味まで確認する必要があります。
受発注システムで扱う主な機能
主な機能は、取引先と商品の管理、注文、回答、出荷・入荷、請求への連携です。すべてを一度に導入する必要はありませんが、注文の入口だけを電子化しても、後工程で手入力が残る場合があります。どこからどこまでつなぐと負担が減るかを、実際の業務で確認しましょう。
機能の有無は、一覧の丸印だけでは判断しにくいものです。取引先別の単価に対応していても、適用日、数量、納品先などの条件まで表現できるかは異なります。日常の注文と、よく起こる例外を一つずつ試し、自社の条件を再現できる範囲を確認してください。
取引先別価格と販売する商品の制御
法人取引では、誰に、何を、いくらで販売するかを管理する機能が重要です。取引先ごとに単価が違う場合や、特定の企業だけに販売する商品がある場合は、一般向けECと同じ設定では足りないことがあります。価格を見せる相手と、注文できる相手を分けて確認しましょう。
Bカートの機能一覧では、会員別の単価設定や見積など、BtoB向けの機能が紹介されています。候補を検討する際は、自社の価格条件をどの機能で表すかを確認します。表示だけを変えればよいのか、注文時の計算や基幹システムへの連携まで必要なのかを分けて考えてください。
発注単位・締め時間・納期の扱い
注文の入力単位と、実際に出荷する数量の対応を明確にします。一箱に複数個が入る商品の場合、画面で一と入力したときに一個なのか一箱なのかが分からなければ、注文ミスが増えます。単位を表示するだけでなく、データ連携先でも同じ意味になるよう確認します。
また、希望納期と確定した納期を区別します。購入者が希望日を入力できても、その日を約束したことにはならない運用もあります。締め時間、休業日、取り寄せ、分納などを考慮し、どの時点で納期が確定し、誰が取引先へ回答するかを決めておきましょう。
欠品したときの回答も、画面上の状態と担当者の作業を合わせて決めます。入荷を待つ、代替品を提案する、一部だけ納品するなど、相手の意向を確認する処理が残るためです。自動回答を設定しても、未回答の明細が一覧で分かるか、回答後の変更が相手へ伝わるかを確認すると、対応漏れを減らせます。
社内承認・権限・取引条件
発注する担当者と承認する担当者が異なる取引では、承認前後の状態を管理します。申請した段階で仕入先へ注文が送られるのか、承認後に送られるのかは、重要な違いです。承認者が不在の場合や、申請内容を変更した場合の扱いも確認してください。
掛け払いを扱う場合は、注文できることと、代金を回収できることを分けます。与信の判断、利用限度、支払条件、請求先、入金確認を誰が管理するかを整理しましょう。決済や保証のサービスを利用するときも、全取引が保証されると考えず、契約と対象条件を確認します。
納品・検収・請求への接続
発注と入荷、受注と出荷を照合できると、未処理や数量差を見つけやすくなります。一つの注文を複数回に分けて納品する場合は、注文全体と各納品の関係を残します。出荷した数量と、相手が受領した数量が同じかも、必要に応じて確認できるようにします。
インフォマートの受発注サービスの説明では、飲食・宿泊業と卸・メーカーの取引を対象とした仕組みが紹介されています。業界ごとに、日次の発注、店舗別の納品、仕入れの照合など、重視する処理は異なります。紹介されている業務範囲と、自社で実際につなぎたい範囲を照合しましょう。
返品がある取引では、元の注文、返品の数量、請求の減額を結び付けます。倉庫へ戻った商品と、会計上の処理が別々に進む場合、片方だけ完了することがあります。どの記録をもって返品受付、現物確認、金額調整が完了するかを決め、照合できる担当者と期限を設定しておくことが重要です。
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自社に合う受発注システムを選ぶ比較軸
選定では、対象業務、取引条件、取引先の使いやすさ、連携、運用の五つを比較します。製品の知名度や機能数だけで決めると、導入後に必要な処理ができないと分かることがあります。自社にとって外せない条件と、あると便利な条件を分けることから始めましょう。
比較の条件は、同じ注文を使ってそろえます。通常注文、単価変更、納期変更、分納、取消、返品などを、候補ごとに同じ手順で確認すると違いが見えます。営業資料で対応と書かれていても、標準機能、有料の追加機能、個別開発、手作業のどれで実現するかを記録してください。
受注側と発注側の両方で操作を確認する
自社が使いやすいだけでなく、相手先が発注や確認を続けられるかを試します。ログイン、品番検索、数量入力、再注文、納期確認まで、実際に使う人の端末で確認しましょう。取引先の担当者が複数いる場合は、権限と連絡先の管理も必要になります。
利用を促す案内は、操作手順だけでは不十分です。切替日、対象の注文、旧窓口の扱い、困ったときの連絡先を伝えます。すべての取引先に一度で移行してもらう前提にせず、注文頻度や業務環境に合わせて段階的に切り替える方法も検討してください。
発注担当者が忙しい時間帯に使う場合は、検索と再注文の手間が定着を左右します。商品画像を見ながら選ぶのか、決まった品番を一括入力するのかを確かめます。購入履歴から再注文できる機能でも、廃番や価格改定があった場合に、古い条件のまま注文されないかを試しておくと安心です。
今の商習慣をすべて残す必要があるか検討する
システムに合わせて変更できる条件と、取引上必要で変えられない条件を分けます。長年の慣習がそのまま大量の個別設定になっている場合、管理の負担が増えます。契約や顧客との合意を確認し、標準化できる価格、単位、締め時間などがないかを整理しましょう。
ただし、自社の都合だけで取引条件を変更しないことが大切です。条件を変更するなら、相手への説明と必要な合意を先に進めます。システムで設定できないことを、取引先が当然に受け入れる理由にはできません。業務の見直しと、製品の対応範囲を分けて検討してください。
販売経路の拡大と在庫の共有を考慮する
法人販売を加える場合は、既存ECや実店舗と在庫をどう共有するかを確認します。受発注サイトの在庫が十分に見えていても、他の販売経路で売れていれば、受注後に欠品するおそれがあります。販売可能数量、引当済み数量、取り寄せ分を混同しないようにします。
Shopify在庫管理の解説は、在庫の状態と販売可能数を整理する際の参考になります。実店舗とオンラインをつなぐ場合は、O2OとOMOの違いの解説も踏まえ、受取場所や注文経路が増えても、在庫と注文を一貫して扱えるかを点検してください。
データ連携と情報管理で確認すること
連携では、送受信できる項目だけでなく、更新のタイミングとエラー時の処理を確認します。APIが用意されていることだけで、既存システムと自動でつながるとは限りません。CSVの取込でも、手作業が残る場所や確認方法が明確なら、段階的な導入に使える場合があります。
先に、商品、取引先、価格、注文、出荷、請求の情報の流れを整理します。どの番号で照合し、どちらを正とし、変更をどこまで戻すかを決めましょう。連携先の画面だけで値を直すと、次の同期で元に戻ることもあるため、修正する場所を担当者へ共有します。
商品と取引先の番号を対応させる
自社の管理番号と取引先の品番を、名称だけで照合しないようにします。名称が似ていても、規格や入数が異なる商品があります。商品番号、規格、単位、必要に応じた有効期間を対応させ、担当者が変わっても同じ商品として判断できる状態にします。
取引先も、請求先と納品先が同じとは限りません。本部へ請求し、店舗へ納品する場合には、会社、拠点、担当者の関係を表現する必要があります。名前が同じだからと一つの取引先へ統合せず、どの単位で価格や請求、権限を管理するかを先に決めましょう。
価格改定や商品切替の際は、いつの注文から新しい条件を適用するかを確認します。注文日、出荷日、納品日など、基準が異なると同じ注文でも金額が変わります。システムの都合だけで適用日を決めず、実際の契約と合意に沿って設定し、改定前後の注文で結果を照合しましょう。
変更・取消・再送の重複を防ぐ
注文の変更と、新しい注文を区別できる番号や履歴を残します。通信が途中で止まったときに再送すると、相手には二回分の注文として届く可能性があります。同じ注文を再受信しても重複して手配しない仕組みと、処理結果の照合方法を確認してください。
取消も、片方のシステムで消せば完了とは限りません。すでに出荷指示が倉庫へ渡っている場合は、停止できるか確認が必要です。変更前の内容、変更後の内容、受付時刻、反映結果を残し、取引先へ伝えた内容と倉庫が作業する内容が一致しているかを点検します。
連携の監視では、エラー通知が出たかだけでなく、本来届くはずのデータが来ているかも確認します。通知そのものが届かない障害では、エラー一覧を見るだけでは気付けません。送信件数と受信件数、注文の合計、最終更新などを業務に合う単位で照合し、異常時の連絡先を決めておきます。
権限と電子取引データの保存を確認する
取引データは、利用する人と目的に合わせて閲覧・操作権限を設定します。価格情報や取引先情報を扱うため、全員がすべて変更できる状態は避けます。委託先や退職者の権限、取引先担当者の異動時の手続きも、日常の管理として定めておきましょう。
電子的に授受した注文書や請求書などは、国税庁の電子帳簿保存法関係の案内を確認し、保存対象と必要な要件を整理します。システム上で注文履歴を見られることだけで、すべての保存要件を満たすとは判断できません。解約後に必要なデータを取り出せるかも確認してください。
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費用と導入効果を比較する方法
費用は、初期費用と月額だけでなく、連携、追加機能、データ整備、取引先への案内まで含めて比較します。安いプランでも、必要な承認や連携に追加契約があれば総額が変わります。注文数、利用者、取引先、商品、拠点など、料金が増える単位を確認しましょう。
同じ条件で見積もりを依頼するために、現在と将来の規模を示します。通常月だけでなく、繁忙期の注文や、価格改定時の登録作業も考慮してください。自社の担当者が行う作業と、提供会社が行う作業を分けると、見積もりに含まれない社内負担が見えやすくなります。
料金表は対象サービスを確認して読む
同じ提供会社でも、本体と追加サービスの料金を混同しないようにします。Bカートの料金プランでは、商品数と会員数を基準にした本体のプランが示されています。注文書を読み取る追加機能などの料金を、本体全体の価格として比較しないことが大切です。
インフォマートの受発注料金の説明では、発注企業と受注企業で料金の考え方が異なります。公開情報だけで条件が確定しない部分は、自社の立場と利用範囲を示して問い合わせます。根拠のない平均相場を置くより、同じ業務を実現するための総額で比較しましょう。
削減時間は残る確認作業を含めて見積もる
導入効果は、なくなる作業と、新たに必要になる作業を差し引いて評価します。FAXの転記が減っても、エラーの修正や取引先からの操作質問が増える場合があります。注文一件の入力時間だけでなく、確認、問合せ、例外処理の時間を測っておくと、導入後の比較に使えます。
数値を計算するときは、実測と仮定を明記します。削減できると見込む時間を、すべて人件費の減少として扱う必要はありません。浮いた時間を納期確認や取引先への提案に使う場合もあるため、何に振り向け、どの成果を確認するかまで決めると、導入の目的が明確になります。
費用対効果の確認期間は、導入直後の学習期間と、操作に慣れた後を分けます。初月は案内やデータ修正に時間がかかることもあるためです。一方で、慣れれば減るはずだと考えて、恒常的な手入力を見逃してはいけません。立ち上げ時だけの作業と、毎月残る作業を分けて記録し、改善の必要性を判断します。
販売促進の指標と受発注の指標を分ける
受発注の改善は、サイトへの集客数だけでは評価できません。発注の完了率、再入力、数量や単価の修正、納期回答までの時間など、対象業務に合う指標を使います。ユニークユーザーなどの指標の違いの解説を参考に、訪問人数と注文件数の違いも整理してください。
新規の販売経路を増やす場合は、ソーシャルコマースの種類と注意点の解説などで集客の仕組みを確認しつつ、受注後の処理能力も点検します。注文を増やす施策と、注文を正しく処理する仕組みが分かれていると、繁忙期に対応が滞る可能性があります。
導入から取引先への定着までの進め方
導入は、現状整理、データ整備、小規模な試行、段階移行、効果確認の順で進めると、問題を見つけやすくなります。最初から全取引先を切り替えるより、実際の注文で条件を確認してから広げる方法が考えられます。切替の判断は、設定の完了だけでなく、業務が成立するかを基準にします。
移行前には、未出荷の注文、回答待ち、未入荷、返品中など、進行中の取引を一覧にします。過去の履歴と現在の作業を区別し、どちらのシステムで処理を続けるかを決めましょう。切替日に同じ注文を新旧両方で処理しないよう、担当者と取引先へ周知します。
実際に起こる注文で試行する
試行には、通常注文だけでなく、日常的な例外を含めます。単価の適用日、ケース単位、納品先変更、欠品、分納、取消、返品などを確認します。価格が正しく表示されるだけでなく、倉庫や販売管理へ渡った結果まで照合することが必要です。
取引先への案内も試行の対象です。初回ログインの説明、品番の探し方、再注文の手順を実際に使ってもらい、つまずく箇所を直します。管理者が操作できることと、発注担当者が迷わず使えることは異なります。質問を受けた内容を手順書や画面の説明へ反映しましょう。
試行の合格条件は、作業を始める前に決めておきます。単価が一致する、数量と単位が変換される、承認前に注文が送信されない、取消結果を両側で確認できるなど、結果で確かめられる条件にします。画面を一度操作できたというだけで本番へ進めず、発見した問題と対応状況を一覧で残してください。
新旧窓口の併用期間を管理する
電話やFAXを一時的に残す場合は、重複と処理漏れを防ぐ方法を決めます。Webから送った後にFAXでも連絡が届くと、別注文として扱うおそれがあります。取引先の注文番号や受付記録で照合し、どの窓口から届いた注文かを記録してください。
旧窓口を残す取引先と切り替えた取引先が分かる一覧も用意します。担当者の記憶だけに頼ると、異動や休暇の際に分からなくなります。併用を終える条件、まだ残る課題、次の案内日を管理し、いつまでも二重の運用が続かないよう見直します。
障害時の代替方法も、取引先へ伝えられる形で用意します。電話やメールへ切り替える場合は、必要な注文項目と受付確認の方法を定めます。システム復旧後に代替窓口の注文を取り込むときは、通常の受信分との重複を照合し、復旧したからと未処理を放置しないようにします。
定着後も取引条件とデータを更新する
稼働後は、単価改定や担当者の交代など、日常的な変更を処理できる体制を維持します。導入時の設定が正しくても、その後の更新が遅れれば誤受注につながります。誰が変更を受け付け、どこへ反映し、結果を確認するかを定めておきましょう。
継続的な取引では、発注のしやすさと回答の確かさが重要です。リピート率と向上施策の解説も参考に、再注文の推移だけでなく、修正依頼や問い合わせを確認します。取引先が使わない理由を把握し、案内、商品情報、条件、業務のどこを直すべきかを判断してください。
解約や別サービスへの移行に備え、取り出せるデータと形式も確認しておきます。商品や取引先の情報だけでなく、処理中の注文、履歴、必要な取引書類が対象になります。出力に追加費用や期間が必要か、契約終了後に閲覧できるかまで確認すると、将来の運営方針が変わったときにも備えられます。
定期的な見直しでは、取引先が増えたときの設定作業も確認します。新規登録のたびに価格や納品先を手作業で設定するなら、確認者を決める必要があります。登録後の最初の注文を照合すると、条件の設定漏れを早い段階で発見しやすくなります。
ECの日常業務と運営体制を改善したい方は、FORCE-Rへお問い合わせください。
まとめ：受発注システムは取引の流れで選ぶ
受発注システムは、自社の立場と対象業務、取引先の条件から選ぶことが基本です。受注管理や在庫管理との違いを整理し、価格、単位、納期、承認、出荷・入荷、請求のどこまでつなぐかを決めましょう。機能があるかだけでなく、実際の取引を処理できるかを確認します。
導入前には、情報の管理元、連携のタイミング、変更と取消、エラー時の担当を明確にしてください。費用は追加機能と社内作業も含めて比べ、小規模な試行から取引先へ広げます。注文の入口から後工程までをつなぐことで、転記の削減と、正確な取引を続けるための改善に取り組めます。
ECの業務改善やシステム選定に向けた課題整理は、FORCE-Rへご相談ください。個別の連携や導入支援の範囲は、ご相談内容に応じてご確認いただけます。
